Пример оформления представительских расходов на крупное мероприятие

Важная и полезная информация в статье: "Пример оформления представительских расходов на крупное мероприятие". В статье рассмотрена тематика с различных точек зрения, что позволяет сделать верные выводы. По всем вопросам вы можете обратиться к нашему дежурному специалисту.

Смета представительских расходов, которая обоснует проведение деловых мероприятий

Популярное по теме

Скачать шаблон документа в формате Word

Как документ позволит сэкономить. Положения пункта 2 статьи 264 НК РФ дают компаниям возможность сэкономить налог на прибыль, признав сумму представительских расходов. Но налоговики, как правило, оспаривают обоснованность таких затрат, требуя подтвердить проведение официального мероприятия или встречи дополнительными документами. В частности, сметой представительских расходов (к примеру, письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.07 № 20-12/034115).

Минфин России в этом вопросе занимает позицию контролеров. В письме от 22.03.10 № 03-03-06/4/26 чиновники упомянули смету в закрытом перечне документов, которыми компания обязана подтверждать представительские расходы.

Судебная практика по этому вопросу не столь многочисленна. Из последних решений в пользу того, что смета не нужна, высказался Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа в постановлении от 16.07.08 № А56-15358/2007. В то время как споры, где налогоплательщик представляет этот документ, часто решаются в его пользу (постановления федеральных арбитражных судов Московского от 04.08.10 № КА-А40/6672-10, от 05.10.10 № КА-А41/11224-10, Восточно-Сибирского от 07.09.09 № А78-6156/08 округов). Таким образом, чтобы избежать проблем при учете представительских расходов, безопаснее заранее составить их смету.

В каком виде составляется. В виде внутреннего документа компании в произвольной форме. Смета согласовывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. Типовая форма документа прикладывается к бухгалтерской учетной политике в качестве внутреннего регистра. Сама смета обычно пересматривается каждый квартал.

Что обязательно должно быть в документе. Составлять смету представительских расходов удобнее на отчетный период. В этом случае вероятность роста цен на тот или иной расход намного меньше, чем если предельные суммы утверждать на целый год.

В смете можно прописать, что предельная величина затрат определялась исходя из средней цены на услуги с учетом ее максимально возможного отклонения от рыночного уровня в сторону увеличения. В НК РФ такой предел установлен в размере 20 процентов (ст. 40 НК РФ). Этот обезопасит компанию в случае предъявления претензий налоговиков к предельной величине затрат.

Из документа должно быть четко видно, какие мероприятия компания может запланировать в отчетном периоде в представительских целях и в каких суммах может на них потратиться. При этом перечень возможных мероприятий должен соответствовать деятельности общества. К примеру, если компания занимается исключительно поставками продуктов питания на продовольственные рынки, то вряд ли у нее будет необходимость устраивать дорогостоящие официальные приемы для своих покупателей. Наоборот, если у организации есть серьезные контрагенты, от переговоров с которыми зависит судьба крупного контракта, то обоснованность представительских расходов будет налицо. Причем, даже если переговоры проводятся не с действующими клиентами, а только лишь с потенциальными партнерами (письмо Минфина России от 16.11.09 № 03-03-06/1/759) или физическими лицами (письмо Минфина России от 27.05.09 № 03-03-06/1/351).

Сумму затрат можно подтвердить подборкой цен на аналогичные услуги в городе. Не обязательно проводить полноценное маркетинговое исследование, однако подобрать прайсы нескольких сторонних компаний вполне возможно. В смете такой анализ можно не указывать, но результаты такого мини-исследования безопаснее сохранить.

Кроме того, есть еще один нюанс. Согласно пункту 2 статьи 264 НК РФ, в течение отчетного периода представительские расходы признаются в налоговом учете в размере, не превышающем 4 процента расходов налогоплательщика на оплату труда за этот период. Если сумма по квартальной смете будет близка к предельной, то налоговики могут заподозрить, что компания намеренно подогнала цифры. Безопаснее, если они будут различаться в ту или иную сторону.

В общем случае от данных сметы будет зависеть сумма затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль. Поэтому такой документ можно рассматривать в качестве налогового регистра. Чтобы снизить риск претензий, в документе можно сделать ссылки на разъяснения чиновников или решения суда в пользу налогоплательщика.

Однако в непредвиденных ситуациях, когда затраты вышли за пределы сметы, возможен их учет в полном объеме. Ведь смета – это по сути план, а в действительности официальное мероприятие может обойтись компании гораздо дороже. Поэтому в смете безопаснее указать, что при возникновении нерядовой ситуации величина затрат оговаривается с руководством заранее. После проведения мероприятия в отчете делается ссылка на приказ директора.

Дополнительные меры безопасности. Чиновники в числе документов, подтверждающих представительские расходы, требуют представить не только смету. Им часто нужны приказ руководителя организации, отчет о проведенном мероприятии, а также первичные документы, в том числе по оплате услуг сторонних организаций (письмо Минфина России от 22.03.10 № 03-03-06/4/26).

В приказе о проведении официального приема представителей другой организации желательно указать конкретную цель приема. К примеру, «поддержание взаимовыгодного сотрудничества» либо «заключение договора на поставку товаров».

В отчете о проведенных представительских мероприятиях также необходимо зафиксировать цель мероприятия, указать место его проведения и список участников. В нем можно отразить темы обсужденных вопросов и достигнутые результаты. Таковыми могут быть подписание предварительного договора, содержащего условия дальнейшего сотрудничества, подписание собственно договора либо его пролонгация.

При этом расходы, перечисленные в таком отчете, нужно подтвердить соответствующими первичными документами (письма Минфина России от 22.03.10 № 03-03-06/4/26, от 13.11.07 № 03-03-06/1/807). Их можно либо приложить к документу, либо хранить отдельно, при этом в отчете проставить ссылки на их реквизиты.

Читайте так же:  Блан заявление вид на жительство

Скачать шаблон документа в формате Word

Отчет по представительским расходам

Представительские расходы – это расходы на официальный прием и обслуживание (п. 2 ст. 264 НК РФ):

  • представителей других организаций, которые участвуют в переговорах для установления или поддержания взаимного сотрудничества;
  • участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа.

В состав таких расходов можно включить затраты на проведение официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) для лиц, которые участвуют в переговорах, на доставку этих лиц к месту проведения мероприятия, на буфетное обслуживание во время переговоров, на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате.

Напомним, что представительскими расходами не признаются затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ).

Организация на ОСН может учесть расходы на представительские мероприятия только в пределах ограничения в размере 4% расходов на оплату труда. И, естественно, только при должном документальном подтверждении затрат (п. 1 ст. 252, пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).

В число необходимых документов входят приказ о проведении представительского мероприятия, смета расходов и отчет о мероприятии.

Как составить отчет по представительским расходам (пример)

«Представительский» отчет составляется для того, чтобы документально подтвердить, что мероприятие соответствовало характеру представительского. Несмотря на то, что единой обязательной к применению формы отчета не существует, в нем необходимо отразить (Письмо Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675 ):

  • цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
  • иные необходимые данные о проведенном мероприятии;
  • сумма расходов на представительские цели.

Отчет о представительских расходах составляется в одном экземпляре (ведь нужен он организации, проводившей мероприятие, для признания своих расходов) и утверждается руководителем организации.

Обращаем внимание, что для признания представительских расходов вовсе не обязательно, чтобы были конкретные результаты переговоров (к примеру, подписанный договор). Достаточно, чтобы такое мероприятие было по своей сути направлено на получение прибыли (Письмо Минфина от 10.04.2013 № 03-03-06/2/11897 , Определение КС от 04.06.2007 № 320-О-П ).

Приведем для отчета о представительских расходах образец 2018.

[2]

Оформление представительских расходов

Представительские расходы возникают в жизни каждой компании, ведь нередко многие серьезные вопросы решаются в неофициальной обстановке. Однако представительские расходы вызывают повышенное внимание налоговых органов, которые отказывают в признании расходов для целей налогообложения прибыли из-за неверно оформленных документов или из-за того, что организация не может доказать, что произведенные расходы экономически оправданы. Какие же документы и как необходимо оформить для того, чтобы представительские расходы можно было признать в расходах для целей налогообложения?

Общим требованием к оформлению документов является их соответствие законодательству (п.1 ст. 252 НК РФ). Однако Налоговый кодекс не установил каких- то особых требований к перечню и порядку оформления документов для признания представительских расходов в целях налогообложения, что вызывает многочисленные споры между налогоплательщиками и налоговыми органами. В чем суть споров?

Оформление представительских расходов для целей налогообложения по мнению налоговых органов и Минфина России, должно включать в себя приказ на проведение официальной встречи, смету затрат на проведение встречи, отчет о результатах, утвержденный руководителем акт об осуществлении представительских расходах. При этом налоговые органы хотят видеть следующую информацию:

  • цели представительских мероприятий и результатах их проведения;
  • дате и месте проведения;
  • программе мероприятия;
  • составе приглашенной делегации;
  • участниках принимающей стороны;
  • величине расходов на представительские цели.

Этот перечень приведен в письме Минфина России письмах от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675,от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, № 03-03-06/1/807 от 13.11.2007, УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 № 21-11/[email protected], от 06.10.2006 № 20-12/89121.2, от 16.05.2006 № 20-12/41851. Не предоставление такой информации влечет за собой отказ налоговых органов в признании представительских расходов для целей налогового учета.

Арбитражная практика по этому вопросу противоречива. Есть решения как в пользу налогоплательщиков, так и в пользу налоговых органов.

В одних случаях суды, считают, что при отсутствие программы мероприятий, состава делегаций, списков участников, а также смет на каждую встречу и актов списания по каждому прием, не препятствует признанию представительских расходов для целей налогового учета. Такие решения принимались судами в ситуациях, когда налоговые органы, отказывая в признании представительских расходов для целей налогообложения, не обосновывали необходимость представления вышеуказанных документов. Основным аргументом арбитров являлось то, что налоговый кодекс не содержит перечня документов, которыми должно производиться оформление представительских расходов для расчета налога на прибыль. Примеры таких судебных решений: определение ВАС РФ от 20.02.2008 № 16343/07; постановления ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2008 № А56-15358/2007, от 14.08.2007 № А56-3739/2006, Поволжского округа от 22–29.03.2005 № А12-18384/04-С36.

В других случаях при отсутствии программы мероприятий, состава делегаций, списков участников, а также смет на каждую встречу и актов списания по каждому приему суды принимали позицию налоговых органов, указывая, что хотя Налоговый кодекс и не содержит требований о представлении этих документов, указанное обстоятельство не является основанием для освобождения налогоплательщика от обязанности документально подтверждать произведенные расходы. Одни первичные документы не могут являться обоснованием произведенных представительских расходов. Примеры таких решений в постановлениях ФАС Поволжского округа от 17.01.2008 по делу № А65-1734/2007-СА2-11, ФАС Северо-Западного округа от 09.10.2007г. по делу №А26-691/2006-2

Учитывая судебную практику, и с целью снижения налоговых рисков, организациям имеет смысл, планируя осуществления представительских расходов создавать пакет документов, которые позволят обосновать и документально подтвердить расходы для целей исчисления налога на прибыль.

Читайте так же:  Подать в суд на пфр адрес

Образец приказа на представительские расходы

Общество с ограниченной ответственностью «Новый день»

г.Нижний Новгород 07 мая 2013

О проведении официальной встречи

В целях обсуждения изменений условий договора и получения возможных скидок в при изменении объема закупки молочной продукции приказываю:

1. Заместителю директора по закупкам Николаеву С.А.

— провести официальную встречу с представителями ОАО «Дмитровский молочный завод»

[1]

— согласовать с ОАО «Дмитровский молочный завод» дату встречи и участников встречи со стороны ОАО «Дмитровский молочный завод» до 15 мая 2013

— представить в бухгалтерию, в течение 5 рабочих дней после окончания встречи, отчет о ее проведении.

2. Назначить ответственным за организацию и подготовку встречи начальника отдела протокола Кирова С.О.

3. Кирову С.О. до 20 мая 2013:

— разработать программу встречи и представить ее на мне утверждение

— определить место проведения переговоров

— составить смету на проведение встречи, согласовать ее с финансовой службой и бухгалтерией и представить мне на утверждение

— представить в бухгалтерию в течение 5 рабочих дней после окончания встречи:

— акт о произведенных представительских расходах с приложением первичных документов;

— смету на проведение встречи;

— программу проведения встречи

4. Контроль за исполнением приказа возложить на финансового директора Забелина Н.П.

Генеральный директор Федоров Д.В.

Образец программы проведения официальной встречи:

Общество с ограниченной ответственностью «Новый день»

генеральный директор Федоров Д.В.

г. Нижний Новгород 17 мая 2013

Программа мероприятия официальной встречи с представителями

ОАО «Дмитровский молочный завод».

Дата Мероприятие Время Отвественный за проведение
24.05.2013 Встреча представителей ОАО «Дмитровский молочный завод» на вокзале, трансфер до гостиницы. 17.30-19.00 Киров С.О.
25.05.2013 Трансфер гостиница-офис 9.30-10.00 Киров С.О.
Начало переговоров 10.00-11.00 Николаев С.А.
Кофе-брейк 11.00-11.30 Киров С.О.
Продолжение переговоров 11.30-13.30 Николаев С.А.
Трансфер офис- гостиница «Заря» 13.30-14.00 Киров С.О.
Обед 14.00-15.30 Киров С.О.
Экскурсия по городу, возвращение в гостиницу 15.30-18.30 Киров С.О.
26.05.2013 Трансфер гостиница-офис 9.00-09.30 Киров С.О.
Проведение переговоров 9.30-11.30 Николаев С.А.
Кофе-брейк 11.30-12.00 Киров С.О.
Трансфер офис-железнодорожный вокзал 12.00-13.00 Киров С.О.

Начальник отдела протокола Киров С.О.

Образец сметы на представительские расходы.

Общество с ограниченной ответственностью «Новый день»

генеральный директор Федоров Д.В.

г. Нижний Новгород 17 мая 2013

Смета расходов на проведение официальной встречи с представителями ОАО «Дмитровский молочный завод» в период с 24.05.2013 по 26.05.2013

Оформление представительских расходов

Оформление представительских расходов

Похожие публикации

Термин «представительские расходы» можно встретить в Налоговом кодексе в перечне затрат, которые понижают налогооблагаемую базу на прибыль. Потому основной вопрос в данной теме, это как оформить представительские расходы, чтобы их можно было учитывать при снижении суммы налога.

Что такое представительские расходы

Законодательство к представительским расходам относит следующее:

  • затраты на проведение бизнес – мероприятий в которых принимают участие представители сторонних организаций с целью заключения деловых соглашений, либо сотрудники компании, участвующие в совете директоров (общем собрании правления);
  • транспортные расходы, связанные с вышеуказанным мероприятием;
  • услуги переводчика, при проведении данного мероприятия.

Сумма представительских расходов, участвующая в снижении прибыли не может быть более 4% от фонда оплаты труда за соответствующий период.

Представительские расходы: документальное оформление 2018 году

Для того, чтобы иметь возможность отнести затраты на представительские мероприятия к расходам, снижающим прибыль, необходимо правильно оформить все документы, их подтверждающие. Чаще всего при их оформлении используется три типа документов, – это приказ, отчет и акт.

По последним пояснениям в законодательстве обязательным является только отчет с прилагающимися к нему первичными документами о совершенных затратах. Но многие организации, предпочитают составлять полный пакет документов, особенно те, кто находится на упрощенной системе налогообложения.

Образец приказа на представительские расходы предприятия

Приказ на представительские расходы, составляется в виде распорядительного документа по организации, на фирменном бланке. Он содержит в себе информацию о намечающемся мероприятии, его целях и предполагаемых расходах.

Примерная структура приказа будет выглядеть следующим образом:

  • реквизиты приказа (наименование организации, дата, номер, название);
  • преамбула, раскрывающая цель составления приказа (краткое описание мероприятия);
  • распорядительная часть приказа, указывающая, что необходимо подготовить для намечающегося мероприятия и устанавливающая ответственных лиц;
  • подпись руководителя.

В приказе также может содержаться указании о необходимости составить отчет и акт на представительские расходы по завершению бизнес — мероприятия.

Образец приказа на представительские расходы предприятия

Отчет по представительским расходам: пример

Отчет также составляется в свободной форме и представляет собой резюме прошедшего мероприятия:

  • когда и где было проведено мероприятие;
  • его результаты и договоренности (либо их отсутствие);
  • кто обслуживал данное мероприятия (стороння организация, либо все было подготовлено силами сотрудников компании)
  • расходы на мероприятие (они должны быть подтверждены документально);
  • перечень, подтверждающих документов, которые будут прилагаться к отчету.

Все подтверждающие документы должны быть в оригинале.

Отчет по представительским расходам пример

Акт на списание представительских расходов: образец

После проведения мероприятия составляется акт на списание представительских расходов. Бланк этого документа не утвержден, соответственно он может быть составлен в произвольной форме.

При его составлении обычно делается ссылка на приказ или отчет, либо он может идти приложением к приказу.

Составляется он комиссией и утверждается руководителем.

Читайте так же:  Номер телефона судебных приставов сарапул

Затраты предприятия на проведение бизнес — мероприятий называются представительские расходы. Документальное оформление этих расходов необходимо для подтверждения их совершения. Для этого составляется приказ, отчет и акт на представительские расходы. Образец этих документов представлен ниже.

Представительские расходы

Представительские расходы — расходы предприятия или организации на проведение официальных приемов иностранных представителей, на посещение ими культурно-зрелищных мероприятий, на буфетное обслуживание, на оплату услуг переводчика.

Состав представительских расходов

Для целей налогообложения прибыли в качестве представительских расходов можно учесть затраты, связанные с проведением (п. 2 ст. 264 НК РФ):

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

переговоров с представителями других компаний и клиентами — физическими лицами. Это могут быть как уже работающие с вашей организацией контрагенты, так и потенциальные;

заседаний совета директоров (наблюдательного совета, правления) вашей организации.

К таким расходам относятся, в частности, затраты:

на организацию официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) или заседания, проводимого как на территории вашей организации, так и за ее пределами, например в ресторане. При этом в расходы включается и стоимость алкогольных напитков;

по доставке участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно;

на буфетное обслуживание во время мероприятия;

[3]

на услуги переводчиков во время мероприятия.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Документальное оформление представительских расходов

Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации.

В таком отчете должны быть указаны:

время и место проведения мероприятия;

состав участников (приглашенных и принимающей стороны);

величина расходов на организацию мероприятия.

Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете.

Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия.

Помимо отчета лучше иметь еще два документа:

приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;

смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.

Представительские расходы и налог на прибыль

Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ организации вправе включить представительские расходы в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Нормирование представительских расходов

Представительские расходы учитываются в прочих расходах в пределах норматива — 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проведено представительское мероприятие (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, размер норматива в течение года увеличивается вместе с увеличением расходов на оплату труда.

Поэтому, например затраты на проведение представительского мероприятия, не учтенные в расходах по нормативу I квартала, можно включить в расходы в следующих отчетных периодах по налогу на прибыль этого же года или по его итогам.

Бухгалтерский учет представительских расходов

В бухгалтерском учете, в отличие от налогового учета, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме.

Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей и отражаются следующими проводками:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — Приняты к учету услуги (работы), относящиеся к представительским расходам;

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 10 «Материалы» — Списаны материальные ценности, используемые при проведении представительского мероприятия( например, продукты питания для буфетного обслуживания).

Пример. Расчет суммы представительских расходов для целей налогообложения прибыли

На проведение представительского мероприятия в I квартале организация потратила 35 000 руб. Во II квартале таких расходов у нее не было.

Расходы организации на оплату труда составили:

за I квартал — 500 000 руб.;

за II квартал — 600 000 руб.

Предельный размер представительских расходов, которые можно учесть, составляет:

в I квартале – 20 000 руб. (500 000 руб. x 4%);

в I полугодии – 44 000 руб. ((500 000 руб. + 600 000 руб.) x 4%).

Представительские расходы за I квартал больше норматива (35 000 руб. > 20 000 руб.). Поэтому в I квартале:

  • в составе представительских расходов можно учесть 20 000 руб.;

Оставшуюся часть представительских расходов в сумме 15 000 руб. (35 000 руб.– 20 000 руб.) можно учесть для целей налогообложения прибыли в I полугодии.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Представительские расходы документальное оформление 2017

К одной из статей расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, можно отнести представительские расходы, в документальном оформлении которых в 2017 кардинальных изменений не произошло.

Понятие представительских расходов

НК относит к представительским расходы, возникшие при ведении переговоров с партнерами организации или проведении заседаний членов ее руководящего состава. К таким расходам:

относятся не относятся
расходы на организацию мероприятия расходы на организацию развлечений транспортные расходы расходы на организацию отдыха расходы на фуршет в процессе переговоров расходы на оформление помещения расходы на оплату услуг переводчика расходы на приобретение сувениров

Не стоит забывать, что указанные выше расходы будут признаны представительскими только в том случае, если общение носило официальный характер — расходы, понесенные в рамках неформальной встречи партнеров к таковым отнесены не будут.

Читайте так же:  Виновник дтп отказался признать вину вызвали в гаи

Представительские расходы и налог на прибыль

В налоговом учете рассматриваемые в данном материале расходы включаются в состав прочих, связанных с производством и реализацией, но не в полном объеме.

Представительское мероприятие может быть оплачено как путем безналичного расчета, так и посредством выдачи денег под отчет.

Если в налоговом учете применяется метод начисления, то рассматриваемые нами расходы для целей налогообложения следует признавать в том отчетном периоде, к которому они относятся, а если кассовый — после их фактической оплаты.

При оплате мероприятия лицом, получившим денежные средства под отчет, датой осуществления указанных выше расходов признается дата утверждения авансового отчета.

Представительские расходы и НДС

В соответствии с ч. 7 ст. 171 НК РФ сумма НДС предъявленная при оплате представительских расходов, принятых в целях исчисления налога на прибыль, подлежит вычету.

Однако необходимо помнить, что при исчислении налога на прибыль рассматриваемые в данном материале расходы учитываются в размере, не превышающем 4 процентов от общей суммы расходов, потраченных на оплату труда работников.

Соответственно, вычету подлежит не весь предъявленный НДС, а лишь та его часть, которая относится к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль.

Отказ в признании расходов в качестве представительских влечет отказ в предоставлении вычета НДС по таким расходам.

Оформление представительских расходов

Определенного перечня документов, которые необходимо представить в качестве доказательства того, что расходы являются представительскими, НК не содержит, но очевидно, что они должны подтверждать как сам факт расходов, так и их непосредственную связь с мероприятием, для организации которого они были понесены.

Минфин разъяснил, что подтверждением рассматриваемых нами расходов могут служить любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере таких расходов.

Так какие же документы нужны и как же правильно оформить представительские расходы? Оформление документов должно предшествовать мероприятию, для которого выделяются денежные средства. То есть перед проведением мероприятия руководителем должны быть утверждены:

  • план мероприятия;
  • смета расходов;
  • список приглашенных лиц;
  • порядок выдачи денежных средств под отчет (при выборе данного способа оплаты расходов).

Если в мероприятии предполагается участие иногородних представителей не лишним будет к комплекту подтверждающих документов приложить копии приглашений и ответов на них.

Помимо этого необходимо также оформление документов, подтверждающих фактическое проведение мероприятия:

  • авансового отчета;
  • отчета о представительских расходах;
  • акта на списание представительских расходов.

В отчете о представительских расходах необходимо указать сведения о дате и месте проведения мероприятия, количестве участников, присутствовавших на нем, цели и основании его проведения, достигнутых результатах.

В акт следует включить сведения о произведенных расходах и потраченных суммах, а также членах комиссии этот отчет составлявших.

И, само собой, проведение мероприятия должно быть подтверждено первичными документами, отвечающими критериям, установленным ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ .

Как правильно оформить представительские расходы — пример?

Представительские расходы как оформить — пример документа вы найдете в нашей статье. Кроме того, мы рассмотрим, посредством каких источников данные расходы могут подтверждаться и какие из них предписывает использовать финансовое ведомство.

Для чего осуществляется оформление представительских расходов

Представительские расходы (ПР) выделяются в обособленную категорию издержек предприятия в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ. Это могут быть затраты:

  • на реализацию бизнес-мероприятия представительского характера;
  • оплату транспортных, буфетных услуг, заказанных фирмой у сторонних организаций или ИП в рамках проведения бизнес-мероприятия;
  • оплату оказанных сторонней фирмой или ИП услуг по переводу, если он потребовался при проведении бизнес-мероприятия.

ПР могут быть применены в целях снижения налогооблагаемой базы предприятия, работающего на ОСН. Но не полностью, а только в пределах 4% от величины затрат на оплату труда в соответствующем отчетном периоде.

Для того чтобы воспользоваться такой возможностью, предприятию потребуется подтвердить, что:

  • расходы являются именно представительскими (по ст. 264 НК РФ);
  • соответствующие расходы документально зафиксированы и обоснованны (данное требование установлено в п. 1 ст. 252 НК РФ).

Удостоверение обоих фактов может быть осуществлено посредством ряда документов. Изучим их специфику.

Как оформить представительские расходы в 2018 году

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ любые затраты, которые планируется использовать в целях снижения налоговой базы, должны быть подтверждены документально. В положениях ст. 264 НК РФ, в которой ПР определяются как отдельная категория затрат, равно как и в иных федеральных нормативных актах, не установлены перечни документов, посредством которых можно утверждать соответствующие расходы.

Данные источники вместе с тем были рекомендованы Минфином и ФНС России — в нескольких ведомственных правовых актах, которые были изданы данными органами с разным интервалом в последние несколько лет.

Так, в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 Минфин рекомендовал налогоплательщикам подтверждать ПР посредством таких источников, как:

  • приказ о проведении представительского мероприятия;
  • смета фирмы по ПР;
  • отчет по ПР;
  • первичка, дополняющая отчет.

В письмах от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675 и от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, изданных ведомством, было рекомендовано также применять в качестве источника, подтверждающего ПР, акт о соответствующих затратах.

В одном из последних писем, разъясняющих данный вопрос (от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288), Минфин высказал мнение о том, что ПР достаточно подтверждать только с помощью:

  • отчета;
  • первичных источников, подтверждающих корректность данных, приведенных в отчете.

В свою очередь, ФНС России также считает допустимым применять весьма узкий спектр источников при оформлении ПР (к такому выводу можно прийти, ознакомившись с письмом от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852), а именно:

  • первичные учетные документы (счета, договоры, акты);
  • любые другие виды первички, соответствующие критериям, зафиксированным в п. 2 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (одним из таких документов может быть тот же отчет).
Читайте так же:  Какие города наод есть в программе переселения

Перечень подтверждающих документов

Как оформить представительские расходы с учетом вышеприведенных указаний финансового и налогового ведомств? Резюмируя изложенные в их письмах рекомендации, составим перечень источников, которыми наряду с первичной документацией, полученной от поставщиков, можно обосновать сумму ПР. Это:

  • приказ директора фирмы о проведении бизнес-мероприятия;
  • смета ПР;
  • отчет о расходах;
  • акт о списании ПР.

Узнать больше о перечисленных документах вы можете из статей:

Кроме того, если фирма проводит деловые мероприятия регулярно, то основным документом для оформления ПР может быть внутрикорпоративное положение о представительских расходах. Оно будет локальным нормативным актом, регулирующим порядок учета соответствующих расходов и отражения сведений о них в различных документах.

Узнать больше об особенностях использования положения о ПР вы можете, ознакомившись со статьей «Составляем положение о представительских расходах — образец».

Многие фирмы, осуществляя учет ПР в рамках внутрикорпоративного управленческого учета, предпочитают использовать при оформлении данных расходов все типы перечисленных нами выше документов. Это может быть обусловлено установленными нормами управленческого учета, предполагающими как можно более детальное раскрытие сведений о ПР, осуществляемых ответственными сотрудниками предприятия.

Однако, исходя из последних рекомендаций Минфина России, такие расходы разрешено оформлять в учете, используя только:

  • отчет о бизнес-мероприятии;
  • первичку.

Рассмотрим особенности составления данных документов подробнее.

Оформляем представительские расходы: отчет

Отчет о ПР может включать информацию:

  • о цели проведения бизнес-мероприятия;
  • фактическом количестве посетителей;
  • фактических затратах фирмы в рамках мероприятия;
  • первичке, подтверждающей затраты, отраженные в отчете.

Многие фирмы дополняют отчет еще одним документом — программой представительского мероприятия. При этом в письме ФНС России от 12.04.2007 № 20-12/034115 выражено мнение, согласно которому данную программу следует включать непосредственно в отчет. Но эта рекомендация не всегда применяется на практике, поскольку соответствующая программа может быть, во-первых, слишком объемной для объединения в один документ с отчетом, а во-вторых, по смыслу не вполне оптимально сочетаться с ним.

Рассмотрим, какой может быть структура программы делового мероприятия.

Программа мероприятия и образец ее заполнения в 2018 году

В документе могут отражаться:

  • сведения о цели проведения бизнес-мероприятия;
  • дата, место его проведения;
  • сведения о количестве организаторов и гостей;
  • перечни контрагентов фирмы, с которыми заключены (или планируется заключить) договоры на оказание услуг в рамках проведения мероприятий, в том числе тех, оплата по которым формирует ПР;
  • сведения о лицах, ответственных за проведение официального мероприятия;
  • сведения о конкретных этапах представительского мероприятия.

Ознакомиться с образцом программы представительского мероприятия вы можете на нашем сайте.

Требования к первичке

Кроме отчета о ПР, а также дополняющей его во многих случаях программы, подтверждение соответствующих расходов осуществляется посредством различных первичных источников.

Их можно классифицировать на 2 основные категории:

  • контрактные первичные документы (договоры, акты, счета — с контрагентами, оказывающими услуги в рамках проведения представительских мероприятий);
  • внутренние учетные документы (такие как отчет о проведении делового мероприятия).

Все типы первички должны соответствовать общим требованиям, отраженным в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, и содержать:

  • наименование;
  • дату составления документа;
  • название фирмы;
  • сведения об учитываемом хозяйственном факте;
  • сведения о величине измерения соответствующего факта, единицах данного измерения;
  • сведения о лицах, имеющих отношение к возникновению соответствующего факта, подписи данных лиц.

Первичка составляется в момент возникновения учитываемого хозяйственного факта либо в крайнем случае непосредственно после его возникновения (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Руководитель фирмы должен утвердить формы первички, используемой в организации, в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Для того чтобы использовать представительские расходы в уменьшение налоговой базы, предприятие должно корректно их оформить. В этих целях финансовое ведомство РФ предписывает задействовать такие документы, как отчет о представительском мероприятии, а также первичную документацию, дополняющую его. Важнейшей частью данного отчета может быть программа проводимого мероприятия (однако она может быть оформлена и как отдельный документ).

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Изучить иные полезные сведения о представительских расходах вы можете в статье «Составляем обоснование представительских расходов — образец».

Источники


  1. Венгеров, А. Б. Теория государства и права / А.Б. Венгеров. — М.: Омега-Л, 2012. — 608 c.

  2. Теория государства и права. В 2 частях. Часть 2. Теория права. — М.: Зерцало-М, 2011. — 336 c.

  3. Подхолзин, Б.А. Договоры, обязательства, сделки. Юридический комментарий. Судебная практика. Образцы договоров / Б.А. Подхолзин. — М.: Ось-89, 2014. — 350 c.
  4. Жан, Мишель Ламбер Маленький судья / Жан Мишель Ламбер. — М.: Прогресс, 2016. — 352 c.
Пример оформления представительских расходов на крупное мероприятие
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here