Оформление дополнения к письму

Важная и полезная информация в статье: "Оформление дополнения к письму". В статье рассмотрена тематика с различных точек зрения, что позволяет сделать верные выводы. По всем вопросам вы можете обратиться к нашему дежурному специалисту.

Образец делового письма

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

[1]

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.
  • К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    На что обращать внимание при составлении письма

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

      Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

    Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

    Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

  • Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.
  • ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

    ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ
    (извещение, уведомление)

    Текст письма-сообщения пишется в произвольной форме и может быть ориентирован либо на использование стандартных языковых формул, либо на форму частного письма. Если в переписке организаций наиболее употребительной является первая форма, то при работе с индивидуальными клиентами целесообразно использовать второй вариант.

    Вводной частью письма может быть мотивация, объясняющая причины составления текста сообщения. В ключевую фразу письма-сообщения в этом случае могут входить слова и выражения:

    • В ответ на Ваше письмо.
    • В дополнение к нашему письму.
    • В соответствии с достигнутой ранее договоренностью.
    • В соответствии с нашей договоренностью.
    • На основании нашего телефонного разговора.
    • На основании устной договоренности.
    • Согласно постановлению правительства.
    • Согласно Вашей просьбе.
    • Согласно протоколу о взаимных поставках.
    Читайте так же:  Условия ускоренного получения российского гражданства

    или

    • В целях выполнения распоряжения.
    • Для согласования спорных вопросов.
    • Для согласования вопросов участия.
    • Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ.
    • Для решения спорных вопросов.
    • В целях безопасности прохождения груза.
    • Во избежание конфликтных ситуаций.
    • С целью ознакомления с. высылаем Вам.

    В случае, когда мотивация письма не является необходимой , письмо начинают с глагола действия. Глаголы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже — в форме 3-го лица единственного числа. Следует заметить, что в письмах форма 1-го лица выражает позицию юридического лица (организации, предприятия).

    Ключевая фраза письма имеет вид:

    • Сообщаем, что.
    • Извещаем.
    • Уведомляем.
    • Информируем.
    • Ставим Вас в известность, что.
    • Считаем необходимым поставить Вас в известность о .
    • Доводим до Вашего сведения, что.
    • Нам приятно сообщить (Вам), что.
    • Имеем честь сообщить (Вам), что.
    • С радостью сообщаем (Вам) о.

    Если глаголы употребляются в форме 3-го лица, то речевые действия передаются описательно:

    • ООО «Престиж» уведомляет Вас о том, что.
    • ОАО «Максимум» информирует партнеров (клиентов) о.

    Структура и оформление делового письма

    Как уже отмечалось, деловые письма бывают одноаспектные и многоаспектные. В первом случае один аспект составляет содержание всего письма. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

    Структура делового письма

    Стандартное деловое письмо имеет сложную структуру. Основными ее элементами являются следующие.

    Оформление делового письма

    Помимо структуры, важной составляющей делового письма является его правильное оформление. Максимальный объем делового письма (в зависимости от шапки бланка) составляет – 2–2,5 листа. Причем оно пишется строго по одному вопросу или группе родственных, связанных между собой. Но нельзя объединять разнородные вопросы. Если нужно обратиться в одну организацию по нескольким вопросам, например: поставка, финансирование, кадровые вопросы и т.д., то в этом случае необходимо отправить несколько писем.

    При оформлении делового письма следует иметь в виду, что судьба просьбы или предложения во многом зависит не только от того, что написано в письме, но и от того, как оно написано. Ведь уже при первом взгляде на текст у получателя письма складывается определенное представление об авторе и о том, насколько серьезно следует отнестись к деловому письму. Все письма, конечно, разные по своему содержанию, но основные правила написания деловых писем едины для всех. Остановимся на них подробнее.

    • 1. Деловое письмо оформляют на специальном фирменном бланке компании, в верхней части которого должна содержаться информация:
      • • название организации;
      • • почтовый адрес;
      • • телефон, факс, e-mail и web-сайт.

    Эта информация необходима для того, чтобы адресат после прочтения смог бы быстро найти контакты для ответа или связаться с отправителем.

    • 2. Поля делового письма – отступ слева 3 см необходим, чтобы письмо можно было подшить в скоросшиватель, отступ справа – 1,5 см. Если составляется текст на компьютере, то используется стандартная форма страницы редактора Microsoft Word.
    • 3. Размер шрифта должен быть одинаковым во всем тексте делового письма. Как правило, применяют стандартный шрифт Times New Roman с 12 размером (кеглем). Но если известно, что у адресата плохое зрение, надо проявить заботу и увеличить размер шрифта.
    • 4. Если объем письма превышает две страницы, то необходимо в нижних правых углах листов произвести нумерацию.
    • 5. Регистрационный номер и дата ставятся в левом верхнем углу письма. Это делается для того, чтобы можно было отследить дальнейшее продвижение письма, а при необходимости быстро найти запись в журнале исходящей документации.

    Получатель регистрирует письмо, присваивая ему входящий номер и обозначая дату получения. Если письмо доставлено курьером, то дата и входящий номер фиксируется также и на копии письма. Это позволяет юридически грамотно зафиксировать факт получения письма. И еще одно замечание: необходимо писать аккуратно и на языке, понятном адресату. И тогда он во всяком случае не будет иметь против отправителя письма никаких предубеждений.

    Совет 1: Как оформить приложения к документу

    • Как оформить приложения к документу
    • Как оформить документ по ГОСТу
    • Как заполнить документы
    • как правильно оформить приложение

    Совет 2 : Как оформлять приложение

    Документ и приложения к нему рассматриваются как единый документ. Приложения, на которые имеются ссылки в тексте документа, являются его неотъемлемой частью.

    Оформить приложение к договору или иному документу (положению, приказу) имеет смысл, когда:
    — Прилагаемый документ слишком объемный и включать все его условия в документ нецелесообразно. Например, в качестве приложения можно оформить техническую документацию.

    — Предусмотрен длительный срок действия документа. Его содержание может уточняться путем оформления приложений к нему. При заключении долгосрочного договора поставки, конкретные даты поставок, ассортимент, количество, стоимость, порядок доставки товаров может меняться. Конкретные условия каждой поставки будут определены в спецификациях. В случае противоречия между приложениями, будет применяться с более поздней датой подписания.

    При оформлении приложения учтите следующие моменты.

    • ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
    • как указывать приложение в документе

    Совет 3 : Как перестать забывать о днях рождения друзей и близких?

    Все мы сталкиваемся с проблемой запоминания важных событий. Забыли про годовщину свадьбы, не вовремя поздравили маму с днём рождения, пропустили интересный семинар, и так бесконечно.

    О днях рождения друзей напоминают социальные сети, но что если из 500 «друзей» у вас только 10 — действительно друзья? Как же быть с годовщиной свадьбы, и как запомнить день рождения кота? Можно занести все даты в телефон, но придется вручную записывать каждый ДР, а если телефон продать/потерять/сломать, придется все заносить заново. Можно использовать Google Calendar, но для многих будет избыточна его функциональность для такой задачи, и он тоже не умеет загружать дни рождения из социальных сетей.

    Одно из решений — использовать сервис Замопни!ли.

    У сервиса есть несколько бесспорных преимуществ:

    Читайте так же:  Добавка к пенсии в днр

    — Регистрация в один клик. Можно быстро зарегистрироваться, используя аккаунт в соц. сети, либо по-старинке, введя e-mail и пароль.

    — Быстрый и удобный импорт дней рождения из социальных сетей (Facebook, ВКонтакте, Одноклассники). Не нужно загружать всех, вы сами выбираете, какие ДР запомнить.

    — Нет шансов забыть про дату. Вы получаете e-mail и/или SMS напоминания. Можно настроить получение напоминалок в день события, за день, за 3 дня, за неделю, за 2 недели.

    — Можно добавить даты вручную. Не у всех бабушки зарегистрированы в Одноклассниках. Таким же образом можно запомнить мероприятия/годовщины/праздники.

    — Простой и легкий интерфейс. Не надо долго разбираться в функциях, всегда понятно, какие события на подходе.

    Когда вы начнете пользоваться Запомни!ли, вас сразу же покинет перманентное ощущение опасности что-то забыть.

    Совет 4 : Как узнать все о стране, куда едешь

    Содержание статьи

    Какие вещи важно узнать о чужой стране

    В первую очередь следует выяснить контактные данные российского посольства или консульства. Если в городе, куда вы собираетесь, нет официального представительства России, то выясните, где находится ближайшее. Телефон, адрес и электронная почта (если есть) российского посольства должны быть записаны на отдельном листе бумаги. Следует положить их в надежное место среди ваших вещей. В случае возможных проблем эта информация может очень вам пригодиться.

    Выясните, какая в стране валюта и где ее лучше менять. Иногда выгоднее приобрести деньги чужой страны еще в России, а в других случаях лучше снять их в банкомате на месте или обменять на доллары.

    Сведения о климате и погоде подскажут вам, какие вещи стоит взять с собой, а какие лучше оставить дома.

    Обязательно узнайте, по какой схеме работает местный общественный транспорт. Например, почасовая оплата и зональные тарифы для городского транспорта в некоторых европейских городах порой оказывается шоком для российских туристов.

    Такие вещи, как разница во времени и особенности роуминговых тарифов вашего сотового оператора, тоже следует выясненить заранее. Иногда существуют возможности сэкономить на связи, это все следует продумать еще дома.

    Правила въезда и выезда из страны могут иметь свои отличительные черты. Возможно, какие-то вещи в страну ввозить нельзя, этот запрет часто распространяется на фрукты.

    Если вы везете с собой домашних животных, то узнайте правила их ввоза: могут понадобиться дополнительные документы или прививки.

    Ознакомьтесь с картами местности городов планируемого пребывания. Возможно, не лишним будет загрузить дополнительные карты в телефон, чтобы по прибытию не расходовать деньги на балансе счета на использование карт из интернета.

    Обязательно постарайтесь разузнать как можно больше про культурные особенности страны, в которую едете. Также очень пригодится информация о достопримечательностях и интересных местах.

    Откуда черпать информацию о стране

    На сегодняшний день одним из лучших источников информации о любой стране являются интернет-сайты. Содержащиеся на них сведения по полноте и свежести не сравнятся ни с каким другим источником. Существуют специальные ресурсы для туристов, где все основные сведения изложены в сжатом виде, если у вас мало времени на изучение. Также полезными могут оказаться брошюры туристического оператора. Если вы покупаете тур, то поинтересуйтесь, может ли представитель турфирмы предложить вам информационные буклеты.

    Лучший и наиболее полный источник информации о культурных особенностях и истории разных стран – это книги. Специализированные издания могут погрузить вас в мир чужой культуры настолько полно, что по их прочтении вам будет казаться, что вы уже прожили в изучаемой стране несколько лет. Полезными окажутся также различные путеводители и энциклопедии. В них собраны специфические, но крайне полезные сведения.

    Порядок оформления изменений и дополнений, вносимых в технологические регламенты

    1. Титульный лист заполняется по форме, аналогичной принятой в основном регламенте, с наименованием:

    Изменения N ____ к технологическому регламенту N ____ производств

    2. Текст вносимых изменений (дополнений) оформляется по следующей форме:

    Номер раздела и номер страницы

    по основному регламенту

    3. Последний лист с подписями должностных лиц заполняется по форме, установленной настоящим Положением для основных технологических регламентов.

    3. При внесении изменений в обвязку аппаратов к тексту изменений прикладываются схемы новой и старой обвязки.

    Приложение N 8 (рекомендуемое)

    Форма листа регистрации изменений и дополнений Лист регистрации изменений и дополнений

    Кол-во листов в изменении

    Краткое содержание изменения

    Лицо, зарегистрировавшее изменение

    1. Лист регистрации изменений и дополнений размещается в конце регламента.

    2. Запись в регистрационном листе выполняется тушью или черными чернилами.

    3. Регистрация изменений и дополнений выполняется работниками производственно-технического (технического) отдела предприятия или организации. Зарегистрированные изменения и дополнения, заверенные печатью, хранятся с первым (контрольным) экземпляром основного регламента.

    Приложение N 9 (рекомендуемое)

    Оформление «Накопительной ведомости» непринципиальных изменений

    «Накопительная ведомость» к технологическому регламенту N ____ производства

    Номер раздела, номер страницы

    1. При внесении изменений в обвязку аппаратов к тексту прикладывается схема новой обвязки.

    2. Документ о внесении изменения утверждаются главным инженером предприятия.

    3. Круг лиц, подписывающих ведомость о внесении изменений, определяется приказом по предприятию.

    4. Срок действия «Накопительной ведомости» — шесть месяцев, после чего в установленном порядке оформляются изменения в регламент или в соответствии с приказом по предприятию изменения упраздняются. Приказ об отмене изменений также подшивается в журнал и заверяется печатью.

    5. «Накопительные ведомости» непринципиальных изменений подшиваются в специальный журнал и заверяются печатью. Журнал хранится в производственно-техническом (техническом) отделе предприятия с контрольным экземпляром регламента.

    Способы оформления писем

    Одним из важнейших документов, обеспечивающих внешние связи предприятия,является письмо.

    Письмо обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.Письмо должно составляться в том случае, если невозможно решить вопрос другими, более оперативными методами (личная беседа, телефонный разговор).Все многочисленные виды служебных писем делятся на две группы: письма, требующие ответа, и письма, не требующие ответа. В табл.1 приведены условные названия таких писем.

    Таблица 1. Виды писем

    Не требующие ответа

    Из названия в целом ясна направленность содержания документа. Поясним лишь некоторые виды писем.

    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Сопроводительное письмо прилагается к основному документу в тех случаях, когда он требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указы- вается, с какой целью направлен основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки.

    Читайте так же:  Досудебное урегулирование долга с банком

    Гарантийное письмо содержит обязательство оплаты какого-либо вида работ, сроков выполнения и качества продукции. Если в гарантийном письме речь идет о денеж- ных операциях, то его обязательно подписывает главный бухгалтер организации.

    Инструкционные (директивные) письма исходят из органов государственной вла- сти различного уровня и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяс- нения руководителю предприятия по вопросам отчетности, налогов, экологии.

    [2]

    Для составления письма используется специальный бланк для внешних документов. Основное отличие его в том, что он содержит в заголовочной части полный перечень реквизитов предприятия: название, почтовый адрес, телефон, факс, адрес электронной почты, а в гарантийных письмах еще и банковские реквизиты. Заголовочная часть письма содержит правую и левую части.

    В левой части указываются реквизиты: эмблема, название предприятия, полный юридический адрес, дата, номер, ссылка на номер и дату входящего документа, если письмо является ответом — заголовок к тексту. Название документа не указывается. В правой части указываются составные части реквизита «Адресат». Реквизит «Адресата содержит:

    -наименование фирмы, в которую направляется документ (в именительном падеже);

    -наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

    -должность, инициалы, фамилия лица, которому направляется документ (в да-тельном падеже).

    Не все составные части реквизита могут быть указаны. Например, почтовый ад- рес не указывается, если письмо направляется в правительственное учреждение или постоянным адресатам. Если письмо направляется частному лицу, то, есте- ственно, не будут указаны названия предприятия, должность.

    [3]

    Если письмо направляется двум-трем адресатам, то сначала указывается адрес основного получателя, а затем остальных. В случае, если письмо направляется многим адресатам, то составляется список рассылки и на каждом экземпляре ука- зывается только один получатель.

    Составные части реквизита «Адресат» располагаются в правой стороне заголовочной части, не менее чем в 8 см от левой границы документа.

    Примеры оформления реквизита «Адресат».

    Пример 1 Директору ОАО «Авангард» г-ну А.В. Полякову 190330, Санкт-Петербург, ул. Партизана Германа, 14Пример 2 ЗАО «Стимул» Начальнику отдела рекламы г-ну Б.Г. Гончарову 190023, Санкт-Петербург, ул. Гороховая, 50

    Директору школы № 200

    Главврачу детской поликлиники № 106

    Текст письма должен быть кратким, ясным, последовательным, убедительным,корректным, не содержать эмоциональной окраски. Для большинства писем ха-рактерны повторяющиеся обороты речи, используемые в различных ситуациях.

    Текст письма состоит из вступительной, основной и заключительной части.

    Вступительная часть содержит обращение различной степени официальности, отстрого официального до личного:

    — уважаемый господин Вешняков;

    уважаемый Владислав Викторович;

    — уважаемые господа( употребляется в случае коллективного обращения, или когда неизвестны имена получателей письма).

    Если письмо является ответом, то далее можно привести слова благодарности за сотрудничество:

    — подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма;

    — большое спасибо за письмо.

    Вводная часть основного текста письма содержит причины, вызвавшие составление письма. Здесь приводятся ссылки на факты, даты и документы, например:В связи с тем, что при проведении ремонта кровли здания (договор №17 от 20.03.2000), былообнаружено нарушение технологии проведения работ (акт №2 от 08.09.2000)..

    Основные, обороты вводной части:

    Согласно контракту (предварительной договоренности..) от.

    -В соответствии с. и т. д.

    В зависимости от темы письма используются следующие обороты:Отправка груза, документа (сопроводительное письмо) — Направляем Вам,

    — Напоминая Вам, что

    — По истечении . срока предложение нашей фирмы теряет силу.

    — Фирма оставляет за собой право обратиться. если Вы.

    — Задержка поставок может привести к.

    Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены.

    Оформление приложений к письму: все тонкости и нюансы

    Статьи по теме

    Оформление приложений к письму требуется в случае необходимости отправки с ним дополнительных документов. Это необходимо для того, чтобы адресат получил всю отправляемую ему информацию в полном объеме и при необходимости быстро дал ответ.

    Приложения имеют многие управленческие документы и, конечно же, сопроводительные письма. Причем приложением может быть как отдельный документ, так и его часть. В нашей статье мы разберемся с правилами оформления приложений к письму, ведь это не настолько просто, как может показаться.

    Из этой статьи вы узнаете:

    • Обязательно ли составление перечня прилагаемых документов на отдельном листе;
    • Правила оформления приложений к письму, согласно ГОСТ;
    • Правила оформления отметки о приложении при отправке документации не только на бумажном носителе или при пересылке конфиденциальных документов;
    • Общие требования оформления сопроводительных писем.

    Основные правила оформления приложений к письму

    Оформление приложений к письму – это прямая обязанность секретаря руководителя, кадрового инспектора или делопроизводителя. Их опыт, навыки и профессионализм обеспечивают быстрый и качественный обмен информацией как внутри компании, так и с партнерами или контролирующими органами.

    На сегодняшний день действующий в нашей стране ГОСТ Р.6.30-2003 и Типовая инструкция по делопроизводству предусматривают два варианта подобных оформлений, а именно:

    • Приложение упоминается в самом документе, к примеру: приказ об утверждении штатного расписания с ним самим;
    • Прилагаемые документы содержатся в сопроводительном письме.

    В нашей статье мы рассмотрим ситуации с сопроводительным письмом, так как в правилах их оформления есть много нюансов, о которых необходимо знать каждому практикующему делопроизводителю.

    Оформление приложений к письму, нуждающемуся в почтовой пересылке

    Особое значение правильному оформлению придается в случае необходимости отправки сопроводительного письма по почте. Правильность действий делопроизводителя гарантирует не только то, что письмо дойдет до адресата, но и то, что оно будет принято к сведению и на него будет получен ответ. Дело в том, что почтовой пересылке подлежат, как правило, либо полностью оформленные документы, либо их проекты, поэтому ставить на них отметки – нельзя. Поэтому и возникает необходимость в сопроводительном письме, в котором и будет содержаться этот обязательный реквизит подобного рода отправлений. Правила их оформления регламентируются ГОСТ Р.6.30-2003. Им будет посвящен наш следующий раздел.

    Оформление приложений к письму согласно ГОСТ Р.6.30-2003

    ГОСТ Р.6.30-2003» предусматривает несколько вариантов оформления прилагаемых к письму документов:

    • При упоминании наименования приложения в тексте, отметку оформляют так: «Приложение на 3-х листах в 2-х экземплярах».
    • При отсутствии подобного упоминания в тексте указывается наименование прилагаемого документа, количество пересылаемых экземпляров и листов, на которых оно содержится. Если таких документов несколько, то они, в обязательном порядке нумеруются. Выглядит это так:
    Читайте так же:  Основание и порядок проведения административного расследования

    1. Копия Устава предприятия на 6 л. в 1 экз;

    2. Свидетельство о государственной регистрации предприятия на 1 л в 1 экз.»

    • Если прилагаемые документы пронумерованы и прошнурованы, то указывать количество листов не нужно. При упоминании приложения в тексте это будет выглядеть, как: «Приложение в 2 экз., а если такого упоминания не было: «Устав предприятия в 1 экз.».
    • Если прилагаемый документ идет с приложением, то отметка о нем проставляется следующим образом: «Приложение: письмо Роспотребнадзора от 21.11.2010 №03/7-415 с приложением к нему, всего на 2 л.».
    • Если прилагаемый к письму документ отправляется только одному из нескольких получателей, то отметка о нем будет выглядеть так: «Приложение: на 2 л. в 1 экз. только первому получателю».

    Мы перечислили разные варианты порядка оформления прилагаемых документов к письму, действующие в стандартных ситуациях. О том, как делопроизводителю действовать в нестандартных ситуациях, расскажет наш следующий раздел.

    Рекомендуем материалы по теме:

    Нестандартное оформление приложений к письму

    Нельзя исключить ситуации, когда оформление прилагаемых документов требуется, но оно не подходит не под один стандарт. К примеру, сопроводительным письмом сопровождается информация, содержащаяся не только на бумажном носителе, а, к примеру, на диске или флешке. В этом случае отметка должна выглядеть так:

    1. Проект контракта на поставку угля на 4 л. в 1 экз.
    2. То же на флеш карте в 1 экз.».

    Бывают случаи, когда требуется пересылка документов с ограниченным доступом к их содержанию. Единая инструкция для таких случаев на сегодняшний день пока еще не разработана. Поэтому правила оформления отметок об их наличии содержатся в используемых на предприятии внутренних нормативах. Обычно в отметке о прилагаемом документе дополнительно указывается гриф ограничения доступа. Выглядит это так:

    «Приложение: Маркетинговое исследование рынка автозапчастей на а/м МАЗ №85-1 КТ, коммерческая тайна, на 15 л. в 1 экз.»

    Все эти нюансы должен знать опытный делопроизводитель.

    Общие правила оформления приложений к письму

    Теперь приведем общие правила оформления сопроводительных писем, которые в делопроизводстве компании следует неукоснительно соблюдать:

    • Прилагаемые к письму документы оформляются на листе бумаги стандарта А4 и отдельной регистрации они не подлежат;
    • Заголовок к тексту сопроводительного письма печатается без точки в центре строки, допускается увеличение его межстрочного промежутка;
    • Шрифт, которым печатается перечень прилагаемых документов, равно как и размеры межстрочных интервалов и полей, используется такой же, как и в стандартных документах;
    • Листы прилагаемых документов нумеруются со второго листа;
    • Самостоятельно разработанные сопроводительные документы подписывает первый руководитель или начальник структурного подразделения, в ведомстве которого они были созданы.

    Неукоснительное соблюдение всех вышеперечисленных правил гарантирует вам полный порядок в делопроизводстве, четкую доставку отправляемых писем адресату и полную сохранность пересылаемой документации.

    Оформление дополнения к письму

    Учимся писать деловые письма

    п. Служебная часть содержания письма, как правило, включает: — заключительную формулу вежливости; Под приветствием подразумевается начальная (вводная) формула вежливости, выполняющая ту же функцию, что и устное приветствие собеседника при непосредственном общении с ним (при личной встрече или по телефону).

    Текст письма должен иметь логическое завершение.

    Поэтому особое внимание уделите заключительной части текста.

    Документ не должен обрываться на полуслове, смысл послания должен иметь законченный вид.

    В заключительной части текста должны содержаться: — вывод, подытоживающий сказанное в основной части письма; — просьба (требование, указание) к адресату от имени автора или организации (третьего лица), интересы которой он в данном случае представляет; — указание на характер ожиданий автора послания.

    Как правильно писать: в дополнение к — или — в дополнении к?

    Как правильно писать: «в дополнение к» или «в дополнении к»? quot;В дополнении к основному тексту я нашла ошибкуquot;. Сочетание quot;в дополнение кquot; пишется по-разному, и с quot;Еquot;, и с quot;Иquot; в окончании основного слова.

    Но к этому утверждению требуется много дополнений. Попробую их рассмотреть на практических примерах: 1.quot;В дополнение к нашему официальному письму хотели бы попросить Вас оказать некоторое содействие в вопросе по устранению неполадок в системеquot;. 2.quot;В дополнении к нашему письму, которое Вы увидите на последней его странице, мы постарались объяснить Вам ситуацию, произошедшую с нами наканунеquot;.

    3.quot;В дополнение к письму внесите ещ пару слов о распределении бонусов за концертquot;. Снова видим имя существительное. Но уже в винительном падеже. В окончании поэтому ставим quot;Еquot;.

    В дополнении к своему ответу (именно quot;Иquot;, так как это дополнение мы видим и читаем) — несколько предложений для более точного запоминания правильности написания: В дополнение к моему поздравлению решил сделать небольшой подарок.

    В дополнении к поздравительной речи придтся придумать что-то радостное, на пару абзацев.

    В дополнение к предыдущим словам хочется приложить свои наилучшие пожелания.

    • И сколько бы ни было велико сомнение,
    • К словам необходимо дополнение.
    • И мысли пусть не так оригинальны в исполнении,
    • А стих пусть будет для заключения и в дополнении.

    Если Вы имеете в виду, что что-то сказано вдобавок, то — в дополнение Например: в дополнение к вышеизложенному сообщаю вам, что.

    Основные правила оформления деловых писем

    — Мы сожалеем (выражаем сожаление) по поводу Вашего отказа (молчания).

    Доводим до Вашего сведения. По Вашей просьбе направляем Вам.

    Просим извинить нас за задержку с ответом на Ваше письмо от .

    Пожалуйста, примите наши извинения за . Мы благодарим Вас (признательны Вам, выражаем благодарность) за оказанную услугу (помощь, поддержку).

    Как правильно писать и оформлять деловые письма

    В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

    • название (и сокращённое наименование);
    • фактический и почтовый адреса;
    • адрес электронной почты;
    • контактные телефоны;
    • адрес сайта.

    Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

    Читайте так же:  Проверка машины по базе гибдд

    Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом: Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру).

    Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант. Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента: Несколько практических советов: Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным. Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма.

    Это можно сделать тремя способами. Здесь вариантов уже больше:

    • «С уважением,» «Искренне ваш»;
    • «С наилучшими пожеланиями»;
    • «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
    • «Всегда рады оказать вам услугу»;
    • и т. д.

    Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

    • «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
    • «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
    • «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

    Никогда не впадайте в другую крайность. Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

    Приложения к документам

    Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л.

    в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

    в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л.

    в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

    Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л.

    в 5 экз. только в первый адрес. Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: к приказу Минздрава России Отдельные вопросы оформления приложений При оформлении распорядительных документов в соответствующем пункте распорядительной части документа необходимо делать ссылку на приложение.

    Оформляется она следующим образом: В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП

    «О структуре органов исполнительной власти города Москвы»

    Правительство Москвы постановляет: 1. Утвердить Положение о Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).

    — если приложений несколько: — об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1); — о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2); — об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3); — о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4); На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме: к постановлению Правительства от 3 декабря 2005 г. № 982-ПП Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении: При оформлении отметки о наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным интервалом от текста не отделяется: Высылаем на рассмотрение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.

    Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз. 2. Договор о сотрудничестве на 3 л.

    в 2 экз. Справка о суммах налоговых отчислений Справка о сумме задолженности предприятия Список членов комиссии по оценке собственности предприятия График выполнения работ по договору План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др. Приложения визируются должностными лицами, ответственными за их подготовку.

    Оформление дополнения к письму

    (495) 145-43-64, факс (495) 145-43-65, e-mail: ОКПО ХХХХХХХХ, ОГРН ХХХХХХХХХХХХХ, ИНН/КПП ХХХХХХХХХ На № 17-14/1346 от 15.07.2019 г. О согласии на использование товарного знака ООО «Никанора» (правообладатель) в лице генерального директора Ромашкиной А.П., действующего на основании Устава, настоящим документом подтверждает: ООО «Никанора» /Ромашкина/ А.П. Ромашкина Тендер – осуществление сделки на основании конкурса, который объявляет фирма-заказчик.

    Компании, претендующие на то, чтобы стать исполнителем, направляют пакт документов для участия в тендере.

    Если имеется в виду согласие фирмы-заказчика, которым она должна письменно подтвердить право фирмы-потенциального исполнителя на участие в тендере, этот документ также составляется по определенным правилам. Общество с ограниченной ответственностью «Летняя свежесть» Россия, 644039, г.Омск, ул.

    Как правильно писать: в дополнение к — или — в дополнении к?

    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Сочетание «в дополнение к» пишется по-разному, и с «Е», и с «И» в окончании основного слова.

    Источники


    1. Шубина, Е.Р. Испанско-русский юридический словарь / Е.Р. Шубина, Т.А. Алексеева. — М.: СПб: Юридический центр Пресс, 2018. — 484 c.

    2. ашов, А. И. Правоведение. Учебник для вузов / А.И. Балашов, Г.П. Рудаков. — М.: Питер, 2015. — 544 c.

    3. Чиркин, В. Е. Основы сравнительного правоведения / В.Е. Чиркин. — М.: МОДЭК, НОУ ВПО Московский психолого-социальный университет, 2014. — 392 c.
    4. Смоленский, М. Б. Теория государства и права / М.Б. Смоленский, Л.Ю. Колюшкина. — М.: Дашков и Ко, Наука-Пресс, 2009. — 288 c.
    Оформление дополнения к письму
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here